RFID 技術徹底改變了文件追蹤的方式。它特別適用于那些需要保存高價值文件（文件暫時丟失或永久丟失將會對其帶來嚴重后果）的機構。例如，政府部門、金融和醫療機構以及律師事務所等。
憑借在生物識別和門禁控制解決方案方面的經驗，RCG 開發的文件追蹤解決方案又取得了進一步的發展——將RFID文件追蹤與生物識別門禁控制集成在一起。這樣，用戶不僅可以知道文件在哪兒，還可以對拿走/返還文件的授權人員的身份進行追蹤。
文件追蹤解決方案可以：
加強對重要檔案夾的管理
更加快速地進行文件定位，更加輕松地追蹤敏感文件
確保只有經過授權的人員能夠獲取重要文件
縮短查找文件的時間
降低丟失文件所造成的財務和法律影響
每個文件或文件夾都貼有一個RFID智能標簽，這個標簽包含獨一無二的ID和可讀信息。當文件被放入帶有 RFID 功能的借出/歸還托盤中時，表示文件夾的獨一無二的ID就會被采集到并被發送至數據庫，這樣，文件清單在任何時候都會被保留。在借出/歸還文檔室時，文件追蹤解決方案將采用先進的生物器件如指紋讀卡器來識別進出人員的身份。
RFID手持終端可幫助用戶快速找到特定文件并且在需要時進行庫存盤點。在查找過程中，一旦在特定位置的文件被定位，就會觸發可聞可視報警。另一方面，有了具備 WiFi 功能的移動裝置，所有采集到的庫存盤點數據都被同步發送至文件追蹤系統的中央數據庫用于驗證目的。
