固定資產是企業資產的重要組成部分，是保障各項工作川頁利開展的重要物質基礎。近些年出現的固定資產管理軟件，雖然在很大程度上解決了手工記賬方式的問題，但多數系統采用手工方式錄入數據，不僅速度慢、易產生錯誤，而且存在資產管理中資產實物與賬務信息脫節的嚴重問題，難以滿足管理的需要，與先進的網絡化管理方式不相適應。
科學地管理好固定資產是一項基礎性的工作，良好的資產管理可以減少浪費，提高資產的利用率，直接降低運行成本。結合條碼技術可以使得固定資產的管理變得輕松和簡早。在固定資產管理中，條碼的作用主要是實現快速、準確的數據采集。具有速度快、正確率高、易于制作、成本低的特點，極大地簡化了作業，提高了工作效率。條碼技術的引入有效地解決了信息流和貧產實物流的對應等固定資產管理的難題，使企業更輕松、更有效地管理固定資產。在本文中，我們將向大家詳細介紹條碼技術在行政事業等單位固定資產管理系統的應用。
一、行政事業單位固定資產管理系統的應用
固定資產是維系正常營運的必要的物質條件。固定資產結構是否合理，使用是否有效，核算是否正確，直接關系到資產實物管理和財務核算。因此，加強對固定資產的核算和管理，管好、用好固定資產，其目的是保護固定資產的安全、完整和提高固定資產的使用效率，充分發揮其效能，節約資金，對確保行政事業的健康發展和提高效益，具有十分重要的意義。
XX區人民政府是新近由二個區組建而成，地域擴展，資產迅速增長。為防治國有資產流失，達到優化配置，提高使用效益，節約國家財政開支等目的，決定在全區進一步規范行政事業單位固定資產管理，實現區級行政事業單位固定資產信息化管理。制定了行政事業單位固定資產管理暫行辦法，成立了固定資產管理領導小組，下達了行政事業單位固定資產管理實施辦法、范圍、時間安排。
針對我公司提供的固定資產管理系統，結合區人民政府固定資產管理辦法，對固定資產管理系統作了一定的客戶化修正。
1．為確保資產的原始數據，在系統和建擋卡片上增加“資產歸屬”字段。該字段有2種狀態：0和1，表示“XX區”和“YY區”。 系統的錄入中可以進行選擇，卡片顯示方式為：—個多選框，文字為：XX區資產。該項選中時表示該資產是XX區的，未選中時為YY區的。
2．查詢、報表、盤點界面中增加一個下拉列表。內容為：全區(XX區、YY區)并可以按所選的內容進行統計。其中選擇“全區”時，相當于選擇所有資產。
3．固定資產卡片設置成兩類，分房產類和非房產類(陽·卡)。
4．根據行政事業單位細則，修改“購置方式”和以購置方式統計的相關報表。購置方式：預算內、預算外、自籌、調撥、捐贈、盤盈、其它。
5．修改“固定資產月統計表報二”和“固定資產分類統計年報表”。格式見“固定資產分類統計年報表．x：s”。其中購入合計二預算內+預算外+自籌。
6．修改“退出方式”和以退出方式統計的相關報表。退出方式：報廢、轉讓、盤虧、失效、捐贈、調出。
7．加入“面積”字段，格式見“固定資產盤虧明細表．x，s”，增加打印預覽，尤其是在“綜合查詢”中。
8．增設二級操作員權限管理
總部分二個級別的操作員，一個可以看到和操作下級單位的資產，另—個只能看到和操作本單位的資產。為確保全區固定資產系統所錄入的數據和財務部登錄保留的相關數據是一致的，區固定資產管理領導小組對固定資產原值或評估值及其在此基礎上計算得出的固定資產折舊，資產的數量，錄入的數據和時間，固定資產報廢等事項和所屬單位財務部門進行協調、溝通和統一。
行政事業單位固定資產管理實施辦法相關制度及規章已制定：資產的錄入及條碼粘貼工作，負責人明確；資產的報廢，轉移，借用手續的制定及完善；原有同類資產建檔的規定及相應措施。區所屬單位資產管理部門提在供資產分類、資產所屬部門、資產保管人等。
我公司項目組和XX區固定資產管理領導小組精心組織，分2—3批對區所屬單位資產保管員及相關人員進行系統培訓(系統的架構和操作)再進入實施階段。
二、系統實施
固定資產管理系統一操作流程(見圖1)
1、資產信息錄入
A．固定資產的分類及增加
固定資產管理系統中，所有的固定資產是完全按照國家標準進行劃分和歸類的。用戶也可根據實際情況重新定義。對于一些特定的固定資產如：HUB的劃分，有可能
是通訊設備使用的，也有可能是在網絡設備中使用的，所以我們要在系統錄入時作統一的歸類。同時隨著時間的推移還有可能會出現一些新的固定資產設備，對于這類固定資產的錄入就需要進行固定資產類別的創建。在軟件使用初期，建議在資產錄入之前，使用查詢功能，查詢此資產的分類情況，要與以前的分類一致。
資產錄入首先考慮名稱，從名稱上考慮用途，有特殊名稱或用途的資產要在“備注”戊“睨明”中指明，每條資產錄入時要落實到具體的品牌、型號和類型，比如“惠普6L激光打印機”，此名稱將反映在標簽上，要一目了然，刁；能只寫“惠普”，避免同類產品過多時產生分歧，無法區分型號而影響效率。
B．行政機構所屬部門和企事業有所不同，可在部門設置中增加和減少。
C．固定資產保管人明確。固定資產保管人要落實到位，每個部門可指定—人，負責保管本部門的所有資產，互相借用時要此人經手，落實到書面上。
D．使用期限與折舊月份
使用期限與折舊月份可以不同，以財務部門規定為準。行政機構的折舊方式不同于企事業，折舊率可根據具體的規定填入。
E．字符輸入狀態
2．資產錄入時要注意字符輸入狀態，有些地方只能輸入數字。
3．經審核后按部門產生資產條碼及資產明細表
4．資產條碼標簽粘貼(帶上條碼標簽及相關明細表)
5．盤點流程和注意事項
A．在資產盤點之前需要把該部門資產信息下載到條碼閱讀器中，然后帶上固定資產盤點表，也可以把該部門的所有資產報表打印山來，以便現場查詢?，F場盤點時盤盈的資產閱讀器會提示，馬上與保管人聯系，詢問原因，紀錄在固定資產盤點表。全部盤完成后，利用閱讀器的查詢功能，查詢“異常”和“未盤點”信息，如有此情況馬上與保管人聯系，在另外一張固定資產盤點表—上記錄所有資產的盤虧的信息，回來統一錄入，按照記錄內容進行數據調整，在“添加”、“刪除”、“轉移” 中對需要調整的資產進行調整。
B．針對性的設計第一次和第二次固定資產的盤點表格。在固定資產的盤點過程中第一次進行固定資產盤點時，我們會了解到固定具體名稱、所在的部門、現在使用的狀況等等。而對于第二次固定資產盤點時，會有我們在第一次固定資產盤點過程中不能準確反應固定資產所在的部門需要我們做相應的資產凋整，這個時候我們需要根據實際的情況進行固定資產的轉移。
C． 規范系統實施過程中相關文檔。在固定資產管理系統的實施中，有很多固定資產盤盈盤虧的數據，對于這些固定資產的數據，我們現場的系統實施工程師，往往認為固定資產盤盈盤虧的數據，不是特別多，已經做了相關的數據記載，而沒有對記錄的數據進行統一，保存、整理，結果導致在最終我們進行固定資產匯總時，數據無法對平。
D．制定固定資產盤點表
在進行固定資產條碼的初次粘貼和盤點過程中可能會有一些固定資產無法在第—次完全實現一一對應，對于多出來固定資產實物，我們要進行現場的登記，以便下一步進行數據調整。
E．數據統計匯總
盤點過后上傳數據時一定要先清空系統中的盤點表，以免以前的盤點數據和此次數據混淆。
F．異常情況處理(根據規定)
G．系統中資產修正
H．匯總統計
I．針對性處理
J．生成最終報表 (要求的報表格式與目前資產管理軟件有部分不同，要稍作修改)生成最新月報后，要對所有資產進行鎖定操作。因為如果生成報表后，需對資產進行鎖定操作。這些資產一經鎖定后，如對其及進行修改，系統將提醒用戶重新生成月報表，以減少報表數據失真。
K．資產數據庫保存
在“assets”中，有“assets．db”的數據庫文件，所建固定資產資料都存儲在里面，可以拷出來在其他機器上使用和備份。
